Discussion générale ⇒ Choisir le bon outil pour gérer mon activité brassicole en micro-entreprise

[Baravelle]

Bonjour à toutes et tous,
Je suis en train de réfléchir sérieusement à passer mon petit projet de brassage à un vrai statut de micro-entreprise, et je me rends compte que la gestion administrative et commerciale n’est pas si simple ! Entre le suivi des ventes, les factures et les contacts clients, je me sens un peu perdue…
Je me demandais si certaines d’entre vous utilisent des logiciels ou des outils pour gérer tout ça facilement. Je cherche quelque chose d’assez simple mais fiable, qui permette de comparer un peu différentes options avant de me lancer. J’ai entendu parler de plusieurs solutions mais je ne sais pas laquelle pourrait vraiment convenir à quelqu’un comme moi, qui démarre à petite échelle.
Si vous avez des expériences ou des conseils, je serais ravie de vous lire ! Même des petits retours d’expérience sur ce qui a fonctionné ou pas pour vous me seraient très utiles.
Merci d’avance pour votre aide, ça me rassurerait beaucoup de savoir que je ne suis pas seule à tâtonner dans ce domaine

[sirhotman]

Personnellement j'ai un fichier Excel que j'ai "fabriqué". J'en fait une nouvelle copie tous les ans (depuis 2018). Ca permet de gérer les stocks (matières premières et produits finis), les recettes et dépenses, la comptabilité matière pour les douanes, les frais kilométriques, les comptes clients (une AMAP principalement), j'ai intégré un masque de bilan comptable aussi. Ca fonctionne bien mais ça demande d'être un peu attentif quand on le remplit.

[Jerkana]

Moi je n'ai toujours utilisé que EASYBEER et il est quand même très polyvalent.
Il permet de faire un suivi de tes brassins en cours, savoir a quelle étape tu en est. Le prix de ton brassin. Tu peut rentrer toute tes matières premières dedans avec la quantité et leur prix. Du coup quand tu lance ton brassin tout est débité de tes stock.
Les droits assise sont directement calculé par rapport a ton brassin et a ton embouteillage, tu peut ensuite choisir si tu veut en stock suspendu ou payer tes droits directement.
Les produits dérivés (verre, t-shirt,... etc) peuvent aussi être rentrer en stock.
Tu peut relier ta caisse de vente a easybeer, tout sera débité de tes stock au moment de la vente.
Tu peut créer des fiches client et directement sortir les factures qui leur sont reliés.
Ça coûte un peut plus chère mais tu peut aussi avoir une gestion de ton park de fûts, et ça je trouve ça super pratique.
Tu peut mettre des QR code sur tes fûts et juste les scanner pour les mettre en stock, envoyer chez le client, savoir chez quelle client il y a encore des fûts, etc ...
En bref pour moi easybeer est quand même super pratique, il n'ai pas gratuit certes, mais ton temps non plus et le temps que tu bidouille sur exel pour faire tous ça bas tu pourrais le passer a brasser, chercher de nouveau client ou bien même ne pas passer tes nuits et sacrifier ton social et ta famille aussi détriment de ton entreprise.
Et pour la comptabilité tu peut créer plusieurs profil avec différents droits de regard sur les différentes parties du site et ainsi créer un profil pour ton brasseur, livreur mais surtout pour ton comptable qui aura directement accès a toute tes factures et toutes tes ventes.

[sirhotman]

Alors je n'ai pas sacrifié mes nuits et ma vie familiale pour faire et utiliser ce fichier Excel... J'imagine que le paramétrage de base de easybeer doit aussi être un peu chronophage. Si ce n'est pas indiscret combien payes tu pour easybeer? Est-ce que c'est un abonnement ou on paye à l'achat?

Pour la partie comptable, en micro tu n'es pas souvent concerné.

Pour le reste ça semble séduisant effectivement, mais en micro je ne suis pas persuadé de l'utilité non plus. Micro = petits bénéfices. Donc il faut faire des choix de dépenses.

[Jerkana]

Dsl c'est un peut exagéré de dire de sacrifier ça vie pour le fichier exel . Se que je voulais dire c'est que exel est quand même peut intuitif et je le trouve pour ma part chronophage a mettre en place et a remplir. Je pense qu'il est mieux de payer un logiciel et passer moins de temps dessus pour pouvoir aller démarché, brasser, etc ... plutôt que si exel n'est pas notre tasse de thé, devoir passer plus de temps dessus.
Le prix pour la version standard de easybeer est de 29€HT par mois.
Après tu as superG qui est a payer en fonction de se que tu factures par ans : plus tu brasse plus c'est chère mais si non c'est pas très chère au commencement 9€HT par mois. Mais je n'ai aucun retour dessus je ne connais aucune brasserie qui bosse dessus.
Le démarrage de easybeer est un peut chronophage car prise en mains ( et encore les collègues que j'ai formé dessus n'était pas trop perdu car l'interface reste intuitif) si nan pour mettre tout ton matos et tes matières dedans c'est comme si tu fesait ton bilan.

[Thierry77]

Super fil, merci ! Je suis perso encore loin de tout ça (je débute à peine en brassage amateur) mais je me projette déjà un peu... La question de la gestion administrative quand on se lance en micro c'est quelque chose qui me fait aussi un peu peur.

Est-ce qu'il y a des ressources ou des sites que vous recommandez pour comprendre toutes les démarches quand on veut structurer une petite activité brassicole ?

[sirhotman]

Il faut contacter les douanes et la chambre des métiers de ton département. C'est eux qui te donnerons des informations fiables et applicable. Surtout pour les douanes... Contactes les en amont des que tu as une bonne idée de ton projet et tu sera fixer rapidement. Si ça ne leur plait pas ils ne te laisseront pas monter le projet, l'agrément c'est pas une formalité c'est une autorisation sur dossier